Perchè provare il Copyright con la PEC è una brutta idea

08Mag, 2019

Fra i numerosi metodi per “provare” la data, troppo spesso si sente parlare a sproposito di “mandare una PEC” (Posta Elettronica Certificata).

Ci sono molte ragioni per cui questa affermazione è semplicistica, se non addirittura falsa:

  • la PEC vale solo in Italia (spesso ci si scorda che le Leggi hanno valore territoriale e la PEC non è ancora stata adeguata neppure agli standard europei eIDAS);
  • la PEC perde il valore certificativo se la mail del destinatario non è una PEC;
  • gli allegati della PEC non sono certificati se non sotto certe condizioni particolari.

Inoltre, trascorsi 30 mesi dal suo invio non sarà più possibile recuperare la ricevuta di consegna della PEC. Il che implica una indubbia responsabilizzazione da parte di chi pretende di certificare la creazione di qualcosa attraverso la PEC.

Se si desidera  ottenere una prova – legalmente valida – del proprio diritto di Copyright è consigliabile registrarla con Proofy perché è conforme alla normativa eIDAS, basta un upload e vengono realizzate 7 copie di backup Proofy  a garanzia dei fruitori del servizio.

Ma torniamo alla PEC, perché oggi Lorenzo, uno dei nostri esperti e sviluppatori informatici, spiegherà come e sotto quali condizioni la PEC può essere usata allo scopo della certificazione della data.

Cos’è la PEC?

Introdotta nel 2005, la PEC è un servizio che si sente nominare spesso dalla pubblica amministrazione, ma che come tutte le faccende burocratiche assume un’aura mistica e indecifrabile. Per provare a spiegarvi cosa è la PEC, vi chiedo di immaginarla molto simile ad una raccomandata.

Una volta composto il vostro messaggio e premuto sul tastino “Invia”, il vostro client di posta trasmette il vostro messaggio ad un “server”. Potete immaginare il server come un “ufficio postale”.

Il server riceve la vostra “posta”, vi applica alcune procedure informatiche e produce un file che certifica il fatto che ne avete richiesto la spedizione.

A questo punto l’ufficio inserisce il vostro messaggio, la certificazione appena creata in una cartella gialla, la chiude con la ceralacca e la invia all’ufficio postale di destinazione.

L’ufficio di destinazione verificherà che il contenuto corrisponda al file di certificazione: se la verifica avrà successo, smisterà il file al destinatario ed invierà un messaggio di conferma al mittente, molto simile alla ricevuta di ritorno.

Considerato che il messaggio contiene anche informazioni sulla data e sull’ora di invio, certamente esso fornisce una base per dimostrare l’esistenza di un determinato documento ad una certa data ed ora.

Tuttavia, questa certificazione è valida in tribunale solo sotto certe condizioni, specialmente per quanto riguarda gli allegati. Vi sono inoltre alcuni limiti della PEC che richiedono all’utente di adottare alcuni accorgimenti particolari per non perdere la prova, li vedremo alla fine dell’articolo.

Limitazioni di validità ed efficacia della PEC

Perché la data certa abbia validità legale, si devono verificare alcune condizioni. Requisito alla base del tutto è che sia il mittente che il destinatario siano indirizzi PEC. La marcatura temporale non ha validità nel caso uno dei due indirizzi mail sia un indirizzo “normale”.

Una volta che entrambi gli indirizzi sono PEC, è necessario configurare l’indirizzo di destinazione in modo che fornisca al mittente una risposta “completa”. Il destinatario può infatti fornire:

  • una risposta “sintetica”, che non include il contenuto originale
  • una risposta “breve”, che contiene un estratto del contenuto originale
  • una risposta “completa”, che contiene il messaggio originale intero

Una risposta sintetica non prova mai il contenuto, in quanto non contiene il messaggio. Una risposta breve può provare il contenuto del messaggio, ma non degli allegati in quanto non li contiene. Per provare il contenuto dovremo quindi inviare la PEC ad un indirizzo PEC che fornisca la risposta “completa”.

Per far valere la prova in tribunale, è necessario inoltre salvare la ricevuta di consegna che viene restituita dal server di destinazione. Attenzione: è consigliabile scaricare subito la mail dal proprio client di posta, per non rischiare di perderli.  Oltre a salvarli esternamente, poi, per proteggersi dall’eventuale rottura o corruzione del drive, inoltre, è buona norma farne più copie di backup o, ancora meglio salvare i file su un archivio in rete, come ad esempio Google Drive o Dropbox.

Vi ricordiamo che Proofy include automaticamente nel proprio servizio sette copie di backup, conservando integro il file completato dalla certificazione della data in conformità della normativa eIDAS.

Perché, tramite PEC, decorsi 30 mesi si rischia di perdere la certificazione

Conservare correttamente la ricevuta di consegna della PEC è indispensabile. Se si perde il file in qualunque modo, si annulla la certificazione della data.

Nei primi 30 mesi è possibile ovviare a questo problema richiedendo i file necessari al gestore della posta elettronica del destinatario, che è legalmente obbligato a tenere traccia di ciò che passa, ma oltre quel tempo diventa impossibile recuperare i dati.

Volete semplificarvi la vita e avere la tranquillità di poter provare la data con certificazione eIDAS?

Provate gratuitamente il nostro servizio registrandovi qui e se lo vorrete dopo la prova conserveremo noi i vostri documenti al sicuro.

 

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